Comment préparer votre dossier et le transmettre au cabinet ?

occhio informaticoAvertissement sur la communication électronique imposée par la loi.

Nous insistons sur le fait que la loi impose depuis plusieurs années la communication électronique avec les avocats, tant pour les actes de procédure que les pièces et la transmission des dossiers.

Par conséquent, vous devez vous aussi nous transmettre vos éléments par voie électronique, et vous devez pour cela respecter les règles imposées par les juridictions.

Si vous ne les respectez pas, il nous est alors impossible de transmettre vos pièces aux juges et magistrats.

À cet égard, nous vous invitons à prendre connaissance de l’Arrêté du 20 avril 2016 portant approbation du référentiel général d’interopérabilité. Les règles d’interopérabilité applicables sont désormais celles-ci et vous retrouverez en page 38 de ce document les formats informatiques retenus et interopérables qui sont utilisés et acceptés par le cabinet.

Votre dossier doit être complet avant d’être envoyé au cabinet.

La transmission des instructions et des pièces pour les clients.

Transmettre vos instructions

L’exposé de votre dossier et les instructions et souhaits dont vous souhaitez informer le cabinet doivent être transmis par courrier électronique.

Interface web d’accès à votre espace personnel vous permettant de déposer vos pièces dans votre dossier.

Transmettre vos pièces : par votre espace client

N’envoyez pas vos pièces par courrier électronique.

 

La société DESCARTES AVOCATS a créé pour chaque client un espace personnel dans lequel vous pouvez téléverser l’ensemble de vos pièces, surtout si elles sont nombreuses ou volumineuses.

Vous devez appeler au cabinet pour demander l’accès à votre dossier électronique. À l’occasion de cet appel, un collaborateur vous communiquera un mot de passe que vous devez conserver. Il vous sera demandé à chaque fois que vous voudrez accéder à l’interface.

Ensuite, nous vous envoyons par courriel le vous permettant d’accéder à votre espace personnel dans lequel vous placerez directement vos pièces. Ce système est parfaitement sécurisé.

Si vous souhaitez utiliser un service géré par un tiers, nous n’acceptons que le service : FRAMADROP de Framasoft.

Nous n’acceptons pas les services tels que Google Drive, DropBox, FileTransfert ou aurtes.

Comment et dans quel format transmettre vos pièces ?

Format numérique des pièces : le PDF

  • Pour les documents textes : les bulletins de salaire, les correspondances, les attestations de témoins, etc.) : vous DEVEZ IMPÉRATIVEMENT UTILISER le format PDF.
  • Si votre document contient plusieurs pages, vous DEVEZ transmettre 1 seul fichier contenant toutes les pages de votre document (groupez les pages, et ne devez pas transmettre un fichier par page).
  • Utilisez un format interopérable, c’est-à-dire compatible avec les standards informatique internationaux. Les formats de type Microsoft (.doc, .xlsx, etc.)  qui ne sont pas interopérables et qui ne sont donc compatibles qu’avec eux-mêmes (Word, excel, etc.) seront donc rejetés par le cabinet. Si vous utilisez les logiciels Microsoft, convertissez-les en PDF afin qu’ils puissent être traités par le cabinet.
  • Seules les photographies doivent être au format image (de préférence aux formats jpg ou png). Veillez à ne transmettre que des pièces légères (< 1Mo) ; veillez donc à réduire leur taille avec un logiciel de retouche. Transmettez-les en couleur avec une résolution de 300 points (ppp) maximum.

Comment régler votre scanner ?

  • Ne scannez pas vos textes dans un format prévu pour les images : les formats PNG, JPG, JPEG, TIFF et autres seront rejetés car non acceptés par le système de communication électronique.
  • Pour les documents texte, réglez votre scanner de façon à sélectionner le format texte + PDF + une résolution de 200 points (ppp) maximum. Votre document A4 ne devrait donc pas dépasser 400 Ko environ. Tous les documents trop volumineux, comme par exemple 2Mo pour une lettre au format A4 seront rejetés par le système de communication électronique.

N’utilisez pas d’application pour smartphone !

  • N’utilisez pas ces applications pour smartphones qui prennent une photo de votre document et qui la convertissent en fichier PDF : ces fichiers restent des images que vous avez photographiées et qu’une application a converti en PDF. Elles sont donc bien souvent trop lourdes (souvent supérieures à 1 Mo) ou illisibles, ou alors incompatibles avec le A4. Les documents texte doivent être scannés en mode texte et non pas en photo, même si cette photo est convertie en PDF.

Renommez vos pièces

  • Vous devez RENOMMER vos fichiers en mettant en premier la date du document « à l’envers » (soit 20161205 pour le 12 mai 2016), insérer ensuite un espace, puis décrire ce qu’est le document (lettre de Monsieur a Madame).
  • N’utilisez AUCUN caractère spécial : pas d’accent, ou autres signes de ponctuations tels que ?/|, $\_*ù %;!: etc.).
  • Seuls sont admis : L’espace et le « – » (tiret du 6).

Nature des pièces à transmettre

  • Si nous vous demandons, pour votre dossier, de justifier de votre situation financière (ressources et charges, etc.), transmettez des justificatifs (factures, avis d’imposition, etc.)
  • aucun magistrat ne peut accepter une copie d’écran de l’application bancaire de votre smartphone ou une copie d’écran de votre navigateur internet quand il existe un justificatif disponible par un tiers. En effet, dans ces circonstances, une copie d’écran ne constitue pas une preuve des dépenses que vous engagez ou des revenus que vous percevez.
  • Les attestations de témoins doivent être rédigées à la main sur des formulaires CERFA que vous trouverez sur le site du service public, en joignant une copie recto-verso d’un document d’identité.

Si vous ne savez pas faire ces manipulations, transmettez vos documents par la poste, ils seront alors scannés et traités par le cabinet, mais ce traitement est facturé.

Application du cabinet pour les professionnels

Si vous êtes professionnel et que vous avez l’habitude de communiquer avec le cabinet, installez l’application « NEXTCLOUD desktop client » qui est interfacée avec la cabinet.