Comment préparer votre dossier et le transmettre au cabinet ?

occhio informaticoComment préparer votre dossier ?

AVERTISSEMENT IMPORTANT

Nous insistons sur le fait que le ministère de la justice impose l’utilisation de la voie électronique pour transmettre les dossiers.

Par conséquent, pour nous transmettre les éléments de votre dossier par voie électronique, vous devez respecter des règles relatives au format des pièces.

Si vous ne les respectez pas, il nous est alors impossible de transmettre vos pièces aux juges et magistrats.

À cet égard, nous vous invitons à prendre connaissance de l’Arrêté du 20 avril 2016 portant approbation du référentiel général d’interopérabilité. Les règles d’interopérabilité applicables sont désormais celles-ci et vous retrouverez en page 38 de ce document les formats informatiques retenus et interopérables qui sont utilisés et acceptés par le cabinet.

Votre dossier doit être complet avait d’être envoyé au cabinet.

Comment transmettre vos documents au cabinet ?

1. Par défaut : le papier et la poste !

Si vous ne maîtrisez pas l’informatique, nous demandons que les pièces de votre dossier soient transmises par papier et par la poste suffisamment à l’avance pour que nous puissions traiter vos documents.

En effet, le cabinet doit numériser les pièces de votre dossier pour pouvoir les transmettre à la juridiction après y avoir apposé quelques modifications (numérotation des pièces, identification du cabinet sur la pièce, redimensionnement des images, perte de poids des fichiers volumineux, etc.)

2. Par exception : la voie électronique… si et seulement si vous respectez les conditions.

Vos documents ne pourront être transmis au greffe des tribunaux (donc aux magistrats qui traitent votre affaire) que si vous transmettez des documents aux formats exigés par le ministère de la justice.

Les règles sont les suivantes :

2A. Nature des pièces à transmettre
  • Si nous vous demandons, pour votre dossier, de justifier de votre situation financière (ressources et charges, etc.), transmettez des justificatifs (factures, avis d’imposition, etc.)
  • aucun magistrat ne peut accepter une copie d’écran de l’application bancaire de votre smartphone ou une copie d’écran de votre navigateur internet quand il existe un justificatif disponible par un tiers. En effet, dans ces circonstances, une copie d’écran ne constitue pas une preuve des dépenses que vous engagez ou des revenus que vous percevez.
  • Les attestations de témoins doivent être rédigées à la main sur des formulaires CERFA que vous trouverez sur le site du service public, en joignant une copie recto-verso d’un document d’identité.
2B. Format numérique des pièces
  • Pour les documents textes : les bulletins de salaire, les correspondances, les attestations de témoins, etc.) : vous DEVEZ IMPÉRATIVEMENT UTILISER le format PDF.
  • Si votre document contient plusieurs pages, vous DEVEZ transmettre 1 seul fichier contenant toutes les pages de votre document (groupez les pages, et ne devez pas transmettre un fichier par page).
  • Utilisez un format interopérable, c’est-à-dire compatible avec les standards informatique internationaux. Les formats de type Microsoft (.doc, .xlsx, etc.)  qui ne sont pas interopérables et qui ne sont donc compatibles qu’avec eux-mêmes (Word, excel, etc.) seront donc rejetés par le cabinet. Si vous utilisez les logiciels Microsoft, convertissez-les en PDF afin qu’ils puissent être traités par le cabinet.
2C. Pas d’application pour smartphone !
  • N’utilisez pas ces applications pour smartphones qui prennent une photo de votre document et qui la convertissent en fichier PDF : ces fichiers restent des images que vous avez photographiées et qu’une application a converti en PDF. Elles sont donc bien souvent trop lourdes (souvent supérieures à 1 Mo) ou illisibles, ou alors incompatibles avec le A4. Les documents texte doivent être scannés en mode texte et non pas en photo, même si cette photo est convertie en PDF.
2D. Réglage de votre scanner
  • Ne scannez pas vos textes dans un format prévu pour les images : les formats PNG, JPG, JPEG, TIFF et autres seront rejetés car non acceptés par le système de communication électronique.
  • Pour les documents texte, réglez votre scanner de façon à sélectionner le format texte + PDF + une résolution de 200 points (ppp) maximum. Votre document A4 ne devrait donc pas dépasser 400 Ko environ. Tous les documents trop volumineux, comme par exemple 2Mo pour une lettre au format A4 seront rejetés par le système de communication électronique.
2E. Et si mon affaire exige que je transmette une photo ?
  • Cas d’usage typique : un parent doit justifier, dans le cadre d’un droit de visite et d’hébergement, de la qualité de l’accueil de son enfant à son domicile. Nous vous demandons alors des photos de la chambre de vos enfants.
  • Seules les photographies doivent être au format image (de préférence aux formats jpg ou png). Veillez à ne transmettre que des pièces légères (< 1Mo) ; veillez donc à réduire leur taille avec un logiciel de retouche. Transmettez-les en couleur avec une résolution de 300 points (ppp) maximum.
2F. Lorsque j’ai fini de scanner mes pièces, que dois-je faire ?
  • Vous devez RENOMMER vos fichiers en mettant en premier la date du document « à l’envers » (soit 20161205 pour le 12 mai 2016), insérer ensuite un espace, puis décrire ce qu’est le document (lettre de Monsieur a Madame).
  • N’utilisez AUCUN caractère spécial : pas d’accent, ou autres signes de ponctuations tels que ?/|, $\_*ù %;!: etc.).
  • Seuls sont admis : L’espace et le « – » (tiret du 6).

Si vous ne savez pas faire ces manipulations, transmettez vos documents par la poste, ils seront alors scannés et traités par le cabinet.

2G. Le service de pièces lourdes de DESCARTES AVOCATS, pour une confidentialité absolue

DESCARTES AVOCATS met à votre disposition (clients, avocats, correspondants ou adversaires) un service de pièces lourdes, par exemple lorsque le nombre ou le volume des pièces à transmettre est trop important ou trop volumineux.

Dans ce cas, appelez ou écrivez un courriel au cabinet pour demander la création de votre dossier électronique, avec ou sans mot de passe.

Nous vous envoyons un lien vers notre serveur dans lequel vous placerez directement vos pièces. Ce système est parfaitement sécurisé puisqu’il ne passe par aucun intermédiaire.

Si vous souhaitez utiliser un service géré par un tiers, nous n’acceptons que le service : FRAMADROP de Framasoft.

Nous n’acceptons pas les services tels que Google Drive, DropBox, FileTransfert ou aurtes.