Comment préparer votre dossier et le transmettre au cabinet ?

occhio informaticoComment préparer votre dossier ?

Votre dossier doit être complet et comprendre toutes les pièces nécessaires à son traitement.

Les attestations de témoins doivent être rédigées à la main sur des formulaires CERFA que vous trouverez sur le site du service public, en joignant une copie recto-verso d’un document d’identité.

Comment le transmettre au cabinet ?

1. Par défaut : le papier et la poste !

Si vous ne maîtrisez pas l’informatique, nous demandons que les pièces de votre dossier soient transmises par papier et par la poste. En effet, le cabinet doit numériser les pièces de votre dossier pour pouvoir les transmettre à la juridiction après y avoir apposé quelques modifications (numérotation des pièces, identification du cabinet sur la pièce, redimensionnement des images, perte de poids des fichiers volumineux, etc.)

2. Par exception : la voie électronique… sous conditions !

Vos documents ne seront acceptés par le cabinet si et seulement si vous êtes capables de respecter quelques règles informatiques.

Il est en effet ingérable de recevoir des documents pêle-mêle, trop lourds, mal scannés, dans des formats inexploitables… Cela nous oblige à faire du retraitement de document qui prend beaucoup de temps et qui est donc nécessairement facturé.

Les règles sont les suivantes :

  1. Pour les documents textes classiques (par exemple, les bulletins de salaire, les correspondances, les attestations, etc.) : utilisez exclusivement le format PDF.
  2. Si votre document contient plusieurs pages, ne transmettez jamais 1 fichier par page, mais 1 seul fichier pour toutes les pages de votre document (ou groupez les pages).
  3. Ne scannez pas vos textes dans un format image : les formats png, jpg, jpeg, tiff, etc. seront rejetés.
  4. Pour les documents texte, réglez votre scanner de façon à sélectionner le format PDF + une résolution de 200 points (ppp) maximum. Votre document A4 ne devrait donc pas dépasser 400 Ko environ. Tous les documents trop volumineux, comme par exemple 2Mo pour une lettre au format A4 seront rejetés par le cabinet.
  5. N’utilisez pas ces applications pour smartphones qui prennent une photo de votre document et qui la convertit en fichier PDF : ces fichiers restent des images converties et sont trop lourdes (souvent supérieures à 1 Mo)
  6. Seules les photographies doivent être au format image (de préférence aux formats jpg ou png). Veillez à ne transmettre que des pièces légères (< 1Mo) ; veillez donc à réduire leur taille avec un logiciel de retouche. Transmettez-les en couleur avec une résolution de 300 points (ppp) maximum.
  7. Utilisez un format interopérable, c’est-à-dire compatible avec les standards informatique internationaux. Les formats de type Microsoft (.doc, .xlsx, etc.)  qui ne sont pas interopérables et qui ne sont donc compatibles qu’avec eux-mêmes (Word, excel, etc.) seront donc rejetés par le cabinet. Si vous utilisez les logiciels Microsoft, convertissez-les en PDF afin qu’ils puissent être traités par le cabinet.
  8. Vous devez RENOMMER vos fichiers en mettant en premier la date du document « à l’envers » (soit 20161205 pour le 12 mai 2016), insérer ensuite un espace, puis décrire ce qu’est le document (lettre de Monsieur a Madame). Ne mettez AUCUN caractère spécial ( pas d’accent, ou autres signes de ponctuations tels que ?,/| $\_*ù %;!: etc.) à l’exception du « – » (tiret du 6), seul caractère spécial admis.

Si vous ne savez pas faire ces manipulations, transmettez vos documents par la poste, ils seront alors scannés et traités par le cabinet.

Enfin, sachez que nous mettons à la disposition de tous nos clients et avocats correspondants (mais aussi les adversaires dans les dossiers) un service de pièces lourdes, par exemple lorsque le nombre de pièces à transmettre est trop important ou trop volumineux. Dans ce cas, appelez ou écrivez un courriel au cabinet pour demander la création de votre dossier électronique, avec ou sans mot de passe. Nous vous envoyons un lien vers notre serveur dans lequel vous placerez directement vos pièces. Ce système est parfaitement sécurisé puisqu’il ne passe par aucun intermédiaire.

Nous vous invitons à prendre connaissance de l’Arrêté du 20 avril 2016 portant approbation du référentiel général d’interopérabilité. Les règles d’interopérabilité applicables sont désormais celles-ci et vous retrouverez en page 38 de ce document les formats informatiques retenus et interopérables qui sont utilisés et acceptés par le cabinet.