LiSiLex, où en est-on ?

Dans un ancien article consacré à LiSiLex, j’expliquais comment je m’étais servi des logiciels libres pour m’accompagner au quotidien dans ma profession d’avocat. Notre profession exige de disposer d’un environnement informatique fiable et des logiciels permettant de gagner du temps au quotidien.

Depuis 2009, date à laquelle j’ai commencé à mettre en cohérence les briques de cette solution logicielle, le projet n’a pas cessé de s’étoffer.

Ses plus gros avantages : il repose sur un socle de technologies libres, éprouvées et maintenues, il offre des fonctionnalités très intéressantes de gestion des flux et s’appuie sur une interface graphique d’un confort inégalé sur le marché.

Alors, quelles sont les dernières évolutions notables sur le sujet ? C’est ce que je vous propose de voir rapidement maintenant.

L’ajout de la téléphonie IP

Après avoir étudié divers acteurs du marché, mon choix s’est porté sur l’opérateur français KEYYO, dont Bouygues Télécom Entreprise est l’actionnaire principal. Il propose une solution simple, très efficace et performante. Ils sont réactifs, ouverts aux demandes de modifications et de corrections de bugs et leur documentation est bien faite. C’est donc un partenaire efficace.

J’ai donc supprimé tous mes téléphones au cabinet pour les remplacer par des tablettes SAMSUNG avec stylet (permettant la prise de note) sur lesquelles j’ai branché des casques Bluetooth. J’ai installé plusieurs applications de téléphonie, dont celle de KEYYO qui m’accompagne au quotidien car c’est la plus efficace.

Pourquoi des tablettes ? Car elles permettent un confort sans égal, notamment parce qu’elles sont connectées à des casques Bluetooth multipoints (un casque pour plusieurs appareils) pour avoir les mains libres pour la prise de notes pendant les appels.

Sous LiSiLex, depuis votre ordinateur, vous pouvez désormais appeler un correspondant en cliquant directement sur son numéro de téléphone depuis le carnet d’adresses. Une fenêtre popup s’ouvre alors et vous demande avec quel appareil vous souhaitez appeler. Vous êtes alors directement basculé au téléphone sur votre tablette, en Bluetooth.

Nous passons beaucoup de temps au téléphone et il m’a paru nécessaire de trouver un prestataire susceptible de nous faire gagner du temps, et qui soit compatible avec Linux.

L’un des nombreux autres avantages de cette solution, est que vous emmenez votre numéro de téléphone fixe du cabinet partout avec vous, là où vous avez internet (en wifi ou avec la carte SIM de la tablette). Fini les transferts d’appels compliqués entre les lignes du secrétariat et les lignes des avocats (mais vous pouvez aussi le faire) puisque vous installez l’application KEYYO sur votre  smartphone pour pouvoir répondre ou appeler comme si vous étiez dans votre fauteuil au cabinet.

De même, pour la facturation, vous disposez de tout l’historique des appels avec leurs durées, ce qui rend les choses très faciles. Vous disposez aussi d’outils de conférences, ce qui est pratique dans notre métier. Et la prise de note est exportée dans le dossier du cabinet.

La prise de note interactive et l’accès immédiat aux dossiers du cabinet.

Il n’y a rien de plus agaçant de devoir se déplacer avec tout son cabinet dans son cartable lorsqu’on va à une expertise, ou encore de devoir noter sur un bout de papier le compte-rendu d’un appel téléphonique du client.

Avec cette solution, vous disposez donc d’une tablette connectée directement à votre cabinet et aux dossiers.

Cela vous permet de prendre des notes à la volée, des photos, des notes audio, etc. et de les téléverser directement dans le dossier dans la foulée dans différents formats, dont le PDF et le JPEG.

Vous avez également accès à toutes les pièces du dossier dès lors qu’elles sont numérisées et vous téléversez aussi toutes les photos prises en expertise en quelques clics.

Les tablettes disposent d’une carte SIM et pour celles qui n’en n’ont pas, nous utilisons le partage de connexion du smartphone.

Le confort de travail est inégalé.

Des fonctionnalités toujours en évolution et novatrices !

Des fonctionnalités présentes depuis le début et toujours aussi pratiques :

• taponnage des pièces ;
• caviardage des documents pour la production en justice ;
• fusion et séparation de documents PDF ;
• enregistrement de tâches à la volée, directement à partir des courriels ;
• gestion des flux de documentation en ligne ;
• couplage entre les applications d’orientation routière (Coyote, Waze, etc.) et les champs d’adresses : entrez simplement l’adresse de votre rendez-vous dans le champ d’adresse et, sur votre smartphone synchronisé, il suffit de cliquer sur l’adresse pour démarrer l’une de ces applications !
• interopérabilité avec le RPVA v1 et v2 ;
• signature numérique des conclusions en PDF
• enregistrement à la volée des pièces jointes dans de multiples courriels à la fois ;
• configuration fine des agendas et des tâches (avec autorisations d’accès par utilisateur), sur des types d’événements (audiences, délais CA, etc.) ou par associés, collaborateurs et assistants et par types d’événements, avec en plus la gestion des catégories d’événements (à conclure, courrier, à faire, compta…)
• etc.

De multiples modules et logiciels tiers viennent vous aider à gérer autrement votre activité :

• Mode gestion de projets et cartes mentales pour toutes vos procédures complexes ;
• sondages multiples, par exemple pour l’organisation de réunions multiparies comme les expertises ;
• cartes géographiques de vos clients et des photos prises, par exemple, lors des expertises ;
• tchat et visio avec avec vos équipes au cabinet ;
• service de stockage et de partage électronique de documents pour que les clients chargent directement leurs pièces dans votre dossier au cabinet, avec gestion fine des droits d’accès ;
• édition de formulaires type ;
• prise de notes synchronisées avec votre smartphone ;
• applications de travail collaboratif (travaux à 4 mains)
• ajout au besoin d’un wiki vous permettant d’écrire des tutoriels pour la formation de vos équipes ;
• etc.

Toujours au top côté technique !

• synchronisation automatique des données, dès que vous retrouvez du réseau : travaillez en mode désynchronisé et ne vous souciez de rien en retrouvant le réseau ;
• serveurs de sauvegarde des données en redondance et relais, dans des points géographiques différents, pour ne subir aucune coupure d’accès aux données du cabinet ;
• possibilité d’adjonction d’un serveur interne de synchronisation avec routeur 5G permettant le travail même lors d’une coupure internet ;
• interface de gestion du routeur et des appels téléphoniques avec exportation des appels entrants et sortants pour permettre un contrôle de la facturation ;
• gestion des versions des documents pour vous permettre de retrouver des fichiers, même si vous les avez supprimés !
• sauvegarde automatique et régulière de la base de mails ;
• authentification à deux facteurs ou avec les clés de sécurité (par exemple, Yubikey)
• chiffrement des périphériques de stockage ;
• possibilité d’utiliser n’importe quelle distribution Linux (système d’exploitation « OS »), sous environnement KDE et interopérabilité du cloud qui est une solution web, avec tous les OS.
• plusieurs applications possibles pour gérer les courriels (pratique pour l’archivage des données)

Une interface graphique d’un confort inégalé : multi-bureaux, multi-fenêtres et fluidité extrême.

Elle est toujours aussi confortable et j’ai réalisé des vidéos vous permettant de mieux comprendre l’environnement de travail sous Linux.

Sur divers modules de la suite, j’ai réalisé quelques vidéos.

Ci-dessous, une vidéo qui vous permettra de comprendre comment on enregistre « en dur » un courriel. Il est transféré dans les disques durs des ordinateurs, de sorte que vous pouvez y avoir facilement accès à tout moment, que vous pouvez facilement y répondre à partir d’un courriel isolé sans nécessairement l’avoir sous les yeux dans le logiciel de courrier électronique et qu’il s’agit d’un mail original comprenant toutes ses en-têtes.

Vous trouverez également ci-dessous une vidéo sur le modules de tâches, celui qui permet de gérer au quotidien les dossiers.

L’installation est personnalisée en fonction de vos souhaits.

L’avenir.

Tout d’abord, je rappelle que ce projet est Open-source, ce qui est important car les formats que nous utilisons sont interopérables et permettent donc la récupération et le transfert facile et instantané des données vers d’anciens collaborateurs ou associés.

L’IA devrait pouvoir faire son entrée dans la gestion du quotidien, mais nous ne sommes plus sur les mêmes budgets et je cherche des partenaires financiers. Je discute actuellement avec un développeur pour automatiser le quotidien fastidieux des cabinets d’avocats.