La révolution technologique des avocats : un train en marche ?

Depuis quelques temps, j’entends parler plus régulièrement de révolution numérique des avocats.

Allons bon, notre profession serait-elle enfin en train d’évoluer ? En l’état, le moins que l’on puisse dire, c’est que le sujet est d’actualité : articles sur les sites généralistes, réseaux sociaux, presse spécialisée…

Je suis régulièrement saisi, surtout par des professionnels du droit et mes confrères au premier chef, pour les aider dans leurs difficultés informatiques. J’ai aussi été saisi par des entreprises qui assurent la maintenance informatique de cabinets d’avocats, afin de les aider à concevoir des logiciels de gestion de cabinet. Par conséquent, mon intervention chez certains de mes confrères ou dans des entreprises en qualité de « Chief Digital Officer » en quelque sorte, m’a permis de me rendre compte d’une chose : si les avocats sont globalement « informatisés », ils sont néanmoins loin de la révolution technologique dont on parle tant. Bien évidemment, il n’est pas question de mettre tout le monde dans le même panier. Il existe des cabinets très bien informatisés et à la pointe, mais l’immense majorité des structures étant constituée de cabinets individuels, les avocats peu avertis en informatique sont malheureusement plus nombreux que les avertis.

Alors, quel est mon constat et qu’est-il possible de faire ?

Je vous propose quelques pistes.

Le constat : focus sur les mauvaises pratiques dans les cabinets d’avocats

L’ordinateur est souvent utilisé comme un simple traitement de texte.

J’ai commencé ma carrière professionnelle il y a presque 20 ans en rédigeant des déclarations d’appel avec du papier carbone… et ce temps là n’est finalement pas si loin, si l’on regarde bien les choses…

Car chez de trop nombreux professionnels du droit, l’ordinateur n’est encore utilisé que comme un traitement de texte. Pourquoi ?

Car la formation informatique des avocats et des personnels de leurs cabinets est très souvent négligée. Or, si un avocat n’est pas formé aux nouvelles technologies, il n’a aucune idée de ce qui se fait, de ce qui peut se faire et donc de ce que l’informatique de pointe peut apporter. Il est alors incapable de faire évoluer son cabinet pour gagner du temps dans l’accomplissement des tâches quotidiennes. Résultat, les postes de travail sont matériellement mal équipés : peu de grands écrans, peu de systèmes d’exploitation sécurisés puisque Microsoft Windows est très majoritairement utilisé, peu de logiciels complémentaires mis à part le traditionnel « Word » traitement de texte de Microsoft (certains ne peuvent toujours pas lire les fichiers ZIP du RPVA ou même les fichiers PDF) , et il n’existe pratiquement aucune politique numérique dans les cabinets.

Les courriers rédigés sont encore très souvent imprimés, même quand cela n’est pas strictement nécessaire, parce que l’impression systématique est une habitude bien ancrée chez les avocats habitués à travailler sur des dossiers papier… Résultat, beaucoup de professionnels continuent « d’abattre des forêts » pour des dossiers bien éphémères… Et c’est bien pire pour les courriers électroniques qui ne sont pratiquement jamais archivés dans les serveurs, mais simplement imprimés pour pouvoir être détruits de la boite de réception !! Le raisonnement est simple : dans la mesure où l’avocat ignore les possibilités offertes par l’informatique (en terme d’archivage, de classement, de sauvegarde, etc.), le plus rapide et sécurisant consiste à imprimer. Il s’agit à l’évidence d’un mauvais réflexe qui doit cesser.

L’absence de serveurs dans les cabinets est également problématique. Même dans des structures avec plusieurs associés faisant de bons bénéfices, l’ordinateur de l’assistante fait bien souvent office de serveur. Tout y est stocké, pêle-mêle, sans contrôle et pratiquement sans organisation des données. Au final, il n’y a que l’assistante qui sait où tout se trouve… Du coup, sans son assistante, l’avocat se trouve perdu et il se réfugie alors dans… le dossier papier, quand il le trouve !

En bref, chez de trop nombreux professionnels du droit, on tape et on imprime. Pour survivre, les avocats ont besoin de changer leurs habitudes, ce qui peut se faire avec beaucoup de douceur.

Absence de structuration des données en l’absence de logiciel métier.

Les logiciels métier, ou progiciels, peuvent être une bonne solution pour structurer les données d’un cabinet d’avocat. Les solutions commerciales pullulent sur le marché.

Mais ils n’ont pas que des avantages, loin s’en faut :

• les tarifs sont prohibitifs pour l’utilisation très basique qu’on leur demande ;
• ils sont hors de prix pour les fonctionnalités qu’ils proposent (dont certaines sont totalement inutiles) ;
• les concepteurs de ces solutions ne cessent de réinventer la roue en réécrivant tous les logiciels utilisés (agenda, contacts, etc.), ce qui justifie aussi le prix exorbitant de ces solutions, alors que tout existe déjà sur le marché et parfois totalement gratuitement ;
• une fois que l’avocat a investi dans cette solution logicielle, il n’utilise bien souvent qu’une infime partie des fonctionnalités proposées, car les avocats n’ont que des besoins très basiques, même dans les grosses structures ;
• ils sont souvent peu à jour, surtout lorsqu’ils proposent des modèles d’actes ;
• dans ces logiciels, le nombre de clics à effectuer pour parvenir à une opération est souvent assez incroyable car le logiciel est souvent pensé par un informaticien et pas par un avocat. C’est une véritable perte de temps ;
• pire, l’ergonomie graphique, est souvent exécrable et pour cela j’en ai essayé quelques uns : CLIOR, Philéas, Tiron, CESSIB, Adwin, Fiducial, Cicéron…
• ils sont développés exclusivement sous Windows, ou en mode SAAS pour les plus « modernes », avec exclusivement des logiciels Microsoft à utiliser et que vous ne sachiez où sont stockées vos données et celles de vos clients (en France ?), comment tout cela est sécurisées et quel est le niveau de confidentialité assuré  ;
• les mises à jour dépendent bien souvent de la modernité de vos équipements informatiques et il n’est pas rare d’attendre plusieurs mois avant que l’éditeur de la solution propose une mise à jour de son logiciel lorsque vous mettez à jour votre système d’exploitation. L’éditeur vous propose donc de changer votre parc et vous force à acquérir de nouvelles versions systématiquement ;
• tous sont digne d’une interopérabilité proche de zéro.

Lorsque les cabinets n’ont pas de logiciel métier, malheureusement les données ne sont pas très rangées et structurées. Dans le meilleur des cas, elles sont stockées sur un ordinateur sans sauvegarde, sans pare-feu, et sans antivirus. De nombreux avocats perdent ainsi leurs données informatiques, par négligence… mais ils sont sauvés par le dossier papier ! Alors, lorsque cela arrive, on fait « fumer » le scanner. La formation informatique autour de la profession d’avocat est donc consubstantielle avec l’évolution d’un cabinet.

Absence de politique numérique au sein des cabinets.

La politique numérique consiste à établir des directives en matière informatique, afin que tout le monde au sein du cabinet travaille de la même manière. Plus les règles sont appliquées, plus il est facile de s’y retrouver ensuite et de se séparer du papier pour virer au tout numérique. Actuellement, les mauvaises pratiques des cabinets sont légion. Je ne vous en cite que quelques unes :

• pas de classement ou classement aléatoire des répertoires dans les affaires créées. La hiérarchie des répertoires est peu pratiquée (cote correspondance, procédure, pièces, etc.) ;
• le format html est encore trop souvent utilisé pour les courriels, ce qui pose parfois des problèmes d’identification des données. En outre, le code HTML peut contenir des virus. Il faut donc privilégier le mode texte, bien plus fiable ;
• dans les courriels, pas de réponse « à la française » conformément à la netiquette : on appelle ça dans le jargon geek, du « top posting » ou « TOFU ». Cela signifie que celui qui répond à un courriel écrit au dessus du courriel d’origine. Pourquoi ? Uniquement parce que les logiciels américains (Microsoft en tête) décident de placer le curseur de réponse au dessus du texte d’origine, ce qui n’a pas de sens en France. Il suffit pour s’en convaincre d’observer une seconde comment vous répondez de manière manuscrite lorsque vous recevez un courrier papier d’un confrère : bien souvent, vous placez votre réponse en dessous de la question d’origine. Et le top-posting a des effets pervers dans les dossiers devant les tribunaux : nous avons tous été confrontés à des clients qui impriment plusieurs jours de courriels présentés en conversations où le top-posting rend totalement incompréhensible les échanges de courriels : on ne sait plus quelle est la question, ni la réponse qui lui a été apportée, même parfois en relisant à l’envers et il faut alors pister l’horodatage des courriels… ce qui n’est pas pratique ni pour nous, ni pour les juges.
• peu d’utilisation du PDF texte (PDF créé nativement à partir du traitement de texte, dont le contenu est indexé), et on trouve encore beaucoup de PDF image (on imprime et on scanne ensuite) compromettant ainsi l’indexation naturelle du contenu offerte par le PDF texte. De ce fait, vous vous privez de la possibilité de faire des recherches informatiques efficaces dans vos dossiers ;
• aucune nomenclature unique (ou convention de nommage) pour identifier un fichier : par exemple, un fichier de conclusions peut être nommé n’importe comment et c’est dommage. Les règles informatiques de nommage sont peu utilisées (la date doit être utilisée à l’envers en notant 20160427 au lieu de 27042016)
• certains impriment encore leurs conclusions, pour ensuite les signer, les scanner et les envoyer…. par RPVA (!), a lors que le RPVA utilise une clé USB de chiffrement contenant un certificat qui a précisément pour fonction de signer en utilisant des procédés informatiques fiables. Il suffirait alors de mettre les conclusions en PDF directement à partir du traitement de texte et d’envoyer par RPVA…
• mauvaise utilisation des scanners : souvent, personne ne sait exactement comment l’utiliser. Changer la résolution, basculer en mode texte ou en niveaux de gris en fonction du résultat, scanner en séparation de page, etc. Pour beaucoup de professionnels, ces mots sont absolument barbares et c’est dommage.
• utilisation encore très présente du fax dans les cabinets : le fax, ce truc hors d’âge qui date des années 60, dont les textes sont illisibles. Pourtant, dans bien des cas, on imprime et on faxe au lieu de scanner et d’envoyer par courriel, alors que c’est bien plus simple et rapide par internet !

Du matériel rarement interopérable et beaucoup de mauvaise volonté aussi…

L’interopérabilité ? Mais de quoi s’agit-il ?

Plutôt que de vous renvoyer à une définition (que je mets tout de même ici), je vais vous donner un exemple : l’interopérabilité, c’est ce qui fait qu’aujourd’hui vous pouvez consulter votre agenda professionnel sur votre ordinateur Windows ou Linux (à la maison ou au travail), mais aussi votre smartphone/tablette iPhone ou Androïd : ici, j’ai cité 4 « systèmes d’exploitation » (ce terme est utilisé pour simplifier la lecture) différents, mais une seule norme commune pour gérer le format des agendas. L’interopérabilité, vous l’utilisez au quotidien sans le savoir et vous pestez même quand une fonctionnalité que vous utilisez « marche » sur un terminal mais pas sur un autre. L’interopérabilité, et les formats ouverts sont l’avenir. Et l’avenir, c’est maintenant, comme en témoigne l’Arrêté du 20 avril 2016 portant approbation du référentiel général d’interopérabilité. Les règles d’interopérabilité applicables sont désormais celles-ci et vous retrouverez en page 38 de ce document les formats informatiques retenus et interopérables. Lisez aussi cet article de ZDnet:  « Bureautique: le format ODF recommandé dans les administrations ».

Qu’en est-il chez les avocats ?

L’interopérabilité chez les avocats s’est manifestée il y a quelques années dans les cabinets qui avaient investi dans le logiciel des gestion de cabinet CLIOR. La société qui développait ce logiciel a cessé de le développer et les cabinets qui ont été contraints  « d’acheter » un nouveau logiciel, ont été obligés de dépenser des fortunes pour pouvoir récupérer le contenu de leur ancienne base de données CLIOR pour pouvoir l’implémenter dans la nouvelle base. Il faut donc, en toutes circonstances, privilégier des formats interopérables et des standards informatiques  internationaux avec des formats ouverts.

Autre problème récurrent d’interopérabilité : les fichiers Microsoft. Ce n’est pas parce que presque tout le monde utilise un ordinateur personnel sous Windows que tout le monde doit subir cette dictature informatique. Word, pour ne citer que lui, n’est compatible qu’avec lui-même, et encore (voir les problèmes de compatibilité ascendante et descendante organisée par les éditeurs comme Microsoft, afin de vous faire toujours payer la dernière version de votre Word traitement de texte pour vous permettre de lire vos anciens fichiers Word). Lorsque des confrères m’envoient des fichiers au format Word (.doc) alors que j’utilise un traitement de texte conforme aux standards internationaux et interopérables (le format ODF de LibreOffice), la mise en page arrive en vrac… Je suis alors contraint de redemander l’envoi du fichier au format PDF (presque interopérable) pour pouvoir le lire correctement. Je ne vois donc pas pourquoi j’aurais à subir l’incompatibilité de Microsoft sur les standards informatiques, alors que j’utilise un logiciel conforme aux standards ! Le format « .doc » de Word n’est pas un standard interopérable. Mais souvent, je me heurte à la mauvaise volonté des confrères qui considèrent que « Word, ça marche pour tout le monde » et que par conséquent, ils n’ont pas à mettre leurs fichiers en PDF…. Je vous laisse apprécier le niveau de confraternité atteint…

Mais les avocats ne sont pas seuls à avoir de mauvaises pratiques, bien évidemment. Souligner nos défauts ne signifie pas pour autant que les autres sont exempts de reproches.

Une mauvaise volonté évidente….

Pour ma part, je suis consterné de constater que tous les matériels sont développés pratiquement exclusivement pour Windows, plus rarement pour Mac et pratiquement jamais pour GNU/Linux. En cela, ils ne sont pas interopérables.

Mais au surplus, leurs fonctionnalités ne sont pas toujours adaptées.

Premier exemple : les copieurs/scanners.

Ils n’ont que peu évolué et les fabricants ont préféré développer des fonctionnalités qu’ils croient utiles pour les avocats, sans même connaître leur métier… résultat : zéro pointé.

Et les SSII (sociétés d’informatique) locales qui vendent du matériel aux professionnels que nous sommes, ne font que très rarement des remontées auprès du fabricant pour avoir une évolution des fonctionnalités et des efforts pour tenter de développer des choses intéressantes. Car il faut bien l’avouer, celui qui est un peu différent, un peu plus geek que les autres, tout le monde s’en moque. C’est un empêcheur de tourner en rond. On ne va pas changer le monde pour un seul individu qui a des idées complètement saugrenues. Pourtant, c’est de cette manière que se font les évolutions.

Je vous donne exemple plus concret pour bien saisir : les fabricants de copieurs/scanners développent tous depuis plusieurs années des fonctions de GED (gestion électronique de documents). Bien entendu, la GED est développée spécifiquement par un éditeur et est donc radicalement incompatible avec d’autres GED d’une autre marque. L’interopérabilité est défaillante et vous vous retrouvez « coincé » avec une marque lorsque vous prend l’envie de changer de marque de matériel. Pendant longtemps, on m’a demandé si je souhaitais me servir d’une GED, ce que j’ai refusé car les fonctionnalités proposées ne sont pas souvent adaptées… Mais j’ai souvent demandé à mes fournisseurs (et parfois au fabricant lui-même) que les scanners incluent intrinsèquement des fonctionnalités qui intéresseraient les avocats, comme par exemple le « scanner sélectif » (cela consiste, pour un même document contenant du texte et des photos, de demander au scanner de scanner automatiquement les textes en noir et blanc et à 200 points, et  les photos en 300 points couleur). Je n’ai jamais vu cette fonction incluse dans un scanner.

Alors, pour combler ces lacunes, certains fabricants ont développé des pilotes et des logiciels pour scanner… mais compatibles exclusivement avec Windows (et plus rarement MacOS et rien pour GNU/Linux).

En somme, nos SSII ne se foulent pas beaucoup pour nous proposer de belles solutions interopérables et efficaces et se contentent de revendre une solution élaborée par le fabricant…

Deuxième exemple, le RPVA et le Cloud des Avocats

Ce sujet en fait hurler plus d’un, moi y compris et il s’agit de la clé USB de chiffrement pour accéder au RPVA.

Les pilotes développés par Gemalto sont hors d’ages car incluant une bibliothèque de sécurité qui est dépassée (lbssl). Aucune mise à jour n’a été faite à ce jour.

Par ailleurs, les pilotes sont développés pour Windows, évidemment, peu pour Mac et les utilisateurs rencontrent beaucoup de problèmes, et rien pour Linux. J’ai écrit de nombreux articles sur le RPVA mais j’ai cessé puisque personne ne s’y intéresse…

Quand j’interroge le CNB et les prétendu responsables qui sont censés concevoir ces solutions pour tous les avocats, on me répond benoîtement que « le RPVA n’est pas compatible Linux, lisez les CGU »… tout ça pour expliquer que personne ne veut faire correctement son travail en produisant des pilotes interopérables (donc pour toutes les architectures informatiques) correspondant à toutes les architectures informatiques utilisées par les avocats français… Résultat, pour faire fonctionner le RPVA chez moi, j’ai dû faire casser certains pilotes diffusés par le CNB et les pour pouvoir les faire fonctionner dans mon cabinet. Un scandale s’il en est… Mais heureusement, tout fonctionne à merveille !

De même pour le Cloud des avocats. Quand je me connecte sur le site de e-barreau, un beau message insensé apparaît :

Vous utilisez un ordinateur avec Linux Ubuntu et le navigateur Mozilla Firefox 46.0.

Système incompatible

Et pourtant, ça marche, et même très bien !

Voyez la qualité des twitts que nous échangeons :

@fredcuif @CNBarreaux Je ne vous ferai pas l’affront de vous renvoyer vers les CGU, mais Linux ne fait pas partie des OS supportés. 1/2

— e-Barreau (@e_barreau) 9 mars 2016

 

@e_barreau @CNBarreaux Et ça serait balo d’utiliser OpenXchange comme cloud, logiciel Linux libre, pour rendre solution incompatible Linux;)

— Frédéric CUIF (@fredcuif) 9 mars 2016

Je regrette de n’avoir pas trouvé de tutoriel pour connecter le serveur OpenXchange facilement sous Linux, alors que je dispose naturellement de tous les connecteurs pu ce faire puisque je suis sous Linux aussi…

Tout n’est pas toujours aussi sombre

Mais évidemment, je ne généralise pas lorsque je fais ce condensé.

De plus en plus d’avocats parviennent à afficher leur agenda professionnel sur leur smartphone, mais c’est encore compliqué.Quelques uns utilisent des tablettes pour aller aux audiences, preuve qu’il y a une évolution.

Mais pour l’avocat individuel qui a peu de moyens, l’informatique reste encore compliquée, mais uniquement par manque d’intérêt car ce n’est pas une question de moyens.

Ce qu’on peut faire facilement et à frais maîtrisés

Les basiques, à moindre frais

• se former en informatique et former les personnels de vos cabinets ;
• mettre le fax au rebut et privilégier une solution de scanner performante, couplée à une connexion internet ;
• au pire, privilégiez le « fax par e-mail » ;
• utiliser un client de messagerie (Mozilla Thunderbird par exemple, ou Kmail) pour relever tous vos courriels sur tous vos comptes en une seule opération, plutôt que de consulter l’interface webmail de Google qui ne peut ouvrir qu’un utilisateur ;
• équipez-vous d’une sauvegarde externe (disque USB)
• essayez un grand écran, vos yeux n’en seront que plus heureux !
• Faites-vous installer un serveur avec des disques dur en « raid » et optez pour un serveur de fichier afin de gérer vos dossiers ;

Et si vous n’avez pas peur du changement

• virez définitivement Windows et adoptez les systèmes d’exploitation libres (GNU/Linux) comme Mageia par exemple, notamment parce qu’ils sont totalement gratuits. Ils vous apportent en outre un confort d’utilisation

  

  inégalé au quotidien (les utilisateurs de Mac savent de quoi je parle…) et vous permettent de travailler avec de nombreux logiciels bien adaptés à notre profession (optez pour Mac si vous préférez)

• utilisez un nom de domaine pour gérer vos adresses de courrier électronique ;
• demandez à vous faire installer un serveur équipé d’un pare-feu ;
• isolez le boîtier Navista de votre réseau informatique (il doit être un équipement esclave et non un équipement maître, par exemple en servant de serveur DNS)
• optez pour un serveur de fichier performant, faites-vous installer un serveur de messagerie et un cloud privé avec une solution de réplication des données en salle blanche (ce qui évite d’avoir à faire des sauvegardes ) ;
• équipez-vous d’une sauvegarde automatique par NAS ;
• faites vous installer un service de chat + vidéo pour communiquer de façon rapide avec vos clients (par exemple, Firefox Hello, Cisco Webex…) ;
• si vous n’en n’avez pas besoin, coupez le wifi de votre box ; ou investissez dans une borne spécifique ;
• obtenez une clé GPG de chiffrement pour confidentialiser tous vos échanges par courriel ;
• utilisez vos agendas sur votre tablette ;
• investissez dans une tablette 12 pouces pour aller au tribunal, plutôt que de vos balader avec vos gros et lourds dossiers ;
• tout cela ne coûte pas bien cher !

Quelques pistes pour la sécurité maximum :

• Optez pour un pare-feu matériel sous Linux et un serveur sous Linux (Debian, par exemple) ;
• vos équipements réseaux ne doivent pas avoir la même marque et doivent provenir de constructeurs qui ne sont pas sur le même continent (pour éviter que les matériels se « parlent » et usent de leurs portes dérobées pour nourrir les données de la NSA) ;
• obtenez une clé GPG de chiffrement pour confidentialiser tous vos échanges par courriel ;
• chiffrez votre système d’exploitation (partitions chiffrées) ;
• pour les gros cabinets qui ont des clients importants et des données à protéger : fournissez à Monsieur Bismuth un téléphone chiffré…