La communication électronique imposée par la loi.

Nous insistons sur le fait que la loi impose depuis plusieurs années la communication électronique avec les avocats, tant pour les actes de procédure que les pièces et la transmission des dossiers.

Par conséquent, vous devez vous aussi nous transmettre vos éléments par voie électronique, et vous devez pour cela respecter les règles imposées par les juridictions.

Si vous ne les respectez pas, il nous est alors impossible de transmettre vos pièces aux juges et magistrats.

À cet égard, nous vous invitons à prendre connaissance de l’Arrêté du 20 avril 2016 portant approbation du référentiel général d’interopérabilité. Les règles d’interopérabilité applicables sont désormais celles-ci et vous retrouverez en page 38 de ce document les formats informatiques retenus et interopérables qui sont utilisés et acceptés par le cabinet.

Votre dossier doit être complet avant d’être envoyé au cabinet.

La transmission des instructions et des pièces pour les clients.

L’exposé de votre dossier et les instructions à destination de votre avocat doivent être transmis par courrier électronique. Mais ne transmettez pas vos pièces par courrier électronique ! Le courriel est un mode de diffusion non sécurisé s’il n’est pas accompagné d’une clé de chiffrement. C’est comme si vous décidiez d’envoyer vos pièces par la poste, sans enveloppe : tout le monde peut facilement les lire, d’autant plus si vous passez par un fournisseur tiers : Gmail, Orange, Yahoo, hotmail, etc.

Nous mettons gratuitement à votre disposition un espace numérique d’échange de documents. Vous pouvez consulter les pièces de votre dossier et déposer au cabinet vos documents en toute sécurité, sans passer par un fournisseur tiers. L’avantage est que, contrairement aux courriels, la taille des pièces importe peu : vous pouvez donc transmettre vos pièces même si elles sont nombreuses ou volumineuses.

Sécurité : vous devez appeler au cabinet pour demander l’accès à votre dossier électronique. À l’occasion de cet appel, un collaborateur vous communiquera un mot de passe que vous devrez conserver. Il vous sera demandé à chaque fois que vous voudrez accéder à votre dossier électronique. Aucun mot de passe n’est transmis par courriel.

Ensuite, nous vous envoyons par courriel le vous permettant d’accéder à votre espace personnel dans lequel vous placerez directement vos pièces. Ce système est parfaitement sécurisé.

Si vous souhaitez utiliser un service géré par un tiers, nous n’acceptons que le service : FRAMADROP de Framasoft.

Nous n’acceptons pas les services tels que Google Drive, DropBox, FileTransfert ou aurtes.

Comment et dans quel format transmettre vos pièces ?

Pas d’application pour smartphone !

• N’utilisez pas d’application pour smartphones : elles prennent en réalité des photos et changent seulement l’extension du fichier pour mettre PDF à la place. Elles restent donc des photos bien trop volumineuses.

Réglage du scanner : PDF, texte, noir et blanc, 300 points.

• Pas de format image pour les textes : les formats PNG, JPG, JPEG, TIFF sont des formats utilisés pour les photos et sont trop lourds ;
• 1 document pour toutes les pages : si votre document contient plusieurs pages, vous devez les regrouper en 1 document (et pas page par page) ;
• Pour les documents texte, réglez votre scanner sur : format de sortie PDF, mode texte (pas « image »), noir et blanc, résolution de 200 à 300 points (ppp) maximum. Votre document A4 ne devrait donc pas dépasser 400 Ko environ.
• Utilisez un format interopérable, c’est-à-dire compatible avec les standards informatique internationaux. Les formats de type Microsoft (.doc, .xlsx, etc.)  qui ne sont pas interopérables et qui ne sont donc compatibles qu’avec eux-mêmes (Word, excel, etc.) seront donc rejetés par le cabinet. Si vous utilisez les logiciels Microsoft, convertissez-les en PDF afin qu’ils puissent être traités par le cabinet.
• Seules les photographies doivent être au format image (de préférence aux formats jpg ou png). Veillez à ne transmettre que des pièces légères (< 1Mo) ; veillez donc à réduire leur taille avec un logiciel de retouche. Transmettez-les en couleur avec une résolution de 300 points (ppp) maximum.
• Tous les documents trop volumineux, comme par exemple 2Mo pour une lettre au format A4 seront rejetés par le système de communication électronique.

Renommez vos pièces.

• Vous devez RENOMMER vos fichiers en mettant en premier la date du document « à l’envers » (soit 20161205 pour le 12 mai 2016), insérer ensuite un espace, puis décrire ce qu’est le document (lettre de Monsieur a Madame).
• N’utilisez AUCUN caractère spécial : pas d’accent, ou autres signes de ponctuations tels que ?/|, $\_*ù %;!: etc.).
• Seuls sont admis : L’espace et le « – » (tiret du 6).

Nature des pièces à transmettre.

• Si nous vous demandons, pour votre dossier, de justifier de votre situation financière (ressources et charges, etc.), transmettez des justificatifs (factures, avis d’imposition, etc.)
• aucun magistrat ne peut accepter une copie d’écran de l’application bancaire de votre smartphone ou une copie d’écran de votre navigateur internet quand il existe un justificatif disponible par un tiers. En effet, dans ces circonstances, une copie d’écran ne constitue pas une preuve des dépenses que vous engagez ou des revenus que vous percevez.
• Les attestations de témoins doivent être rédigées à la main sur des formulaires CERFA que vous trouverez sur le site du service public, en joignant une copie recto-verso d’un document d’identité.

Si vous ne savez pas faire ces manipulations, transmettez vos documents par la poste, ils seront alors scannés et traités par le cabinet, mais ce traitement est facturé.

Téléchargez l’application du cabinet !

Si vous souhaitez échanger de manière totalement sécurisée, installez l’application « NEXTCLOUD desktop client » qui est interfacée avec la cabinet et qui est disponible sur toutes les plate-formes de téléchargement. Voyez la vidéo.