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Il y a deux ans déjà, j’étais invité à l’université d’été des avocats du barreau de Rouen, dont le thème était consacré au numérique, pour présenter LISILEX, ma solution logicielle de gestion de cabinets d’avocats entièrement libre. Je l’ai élaborée en partenariat avec la société hupstream spécialisée dans le logiciel libre.

Une fois de plus, je tiens à remercier l’ancien Bâtonnier DI COSTANZO et mon confrère Guillaume BESTAUX, aujourd’hui Bâtonnier, de leur invitation, et à leur dire que leur Barreau, auquel je suis sentimentalement attaché pour y avoir exercé pendant un certain nombre d’années au sein des Avoués lorsque cette profession existait encore,  est remarquablement dynamique et à l’écoute de ses avocats, avec une vivacité sur le plan technologique que je ne retrouve pas dans mon propre barreau.

La société hupstream est un bureau open-source situé à Paris avec laquelle je travaille depuis de nombreuses années. J’ai fait appel à Anne NICOLAS, gérante, pour finaliser la mise en place technique des solutions informatiques que j’avais déjà mise en œuvre avec d’autres partenaires dès 2009 Après plusieurs années d’essais, d’utilisation et de perfectionnement de la solution, LISILEX est enfin sorti.

Avec Anne NICOLAS, nous avons pris la parole pendant une heure et demi pour parler du numérique dans les cabinets d’avocats, notamment pour expliquer que les logiciels métiers édités en mode propriétaire n’étaient pas une fatalité et qu’on pouvait facilement gérer un cabinet d’avocat avec des logiciels libres.

Je vais vous parler ici de nos conclusions sur le Libre, de l’intégration de l’Open-Source dans les cabinets d’avocats et de la suite logicielle LISILEX.

Le constat : une certaine insatisfaction à l’égard des éditeurs propriétaires.

L’histoire numérique des avocats est jalonnée d’exemples où le choix de logiciels propriétaires s’est soldé par un fiasco informatique et financier. Beaucoup d’avocats se souviennent du logiciel CLIOR, qui a cessé d’être maintenu par l’éditeur, ce qui avait contraint les cabinets utilisateur à engager des fortunes pour faire récupérer les données de leur cabinet.

Les solutions les plus populaires aujourd’hui (comme par exemple SECIB, Wolter Kluwers, ou d’autres) et qui m’ont déjà été présentées, parfois à plusieurs reprises, sont souvent des solutions que j’estime surdimensionnées, et dont le coût s’avère être important selon les confrères utilisateurs que j’ai pu interroger. En outre, beaucoup de ceux qui m’ont donné leur témoignage me précisent avoir le sentiment de n’exploiter que le dixième de la puissance de ces logiciels, et quand on leur demande pourquoi ils ne vont pas plus loin, le coût de la solution est identifié comme le frein le plus important.

Alors, face à cette tendance du tout propriétaire, mon leitmotiv a été de développer une solution permettant aux avocats de reprendre leur indépendance, sans jamais sacrifier la sécurité, le confort, la souplesse et le travail à distance. Cette solution est aujourd’hui mature puisque nous l’avons déjà installée chez plusieurs confrères avec succès.

L’omniprésence des logiciels libres face à la peur irraisonnée du changement.

Quand je parle de logiciels libres aux confrères, beaucoup écoutent mon discours avec circonspection tant ils sont persuadés que Linux, c’est pour les geeks. Pourtant, la plupart du temps, ils ignorent qu’ils sont déjà utilisateurs de logiciels libres au quotidien.

Vous utilisez le logiciel Mozilla Firefox pour naviguer sur internet ? C’est un logiciel libre. Vous relevez vos messages avec Mozilla Thunderbird ? idem. Vous visionnez vos vidéos avec VLC, utilisez la suite bureautique LibreOffice, transformez vos documents « Word en PDF » avec l’imprimante virtuelle PDFCreator, décompressez vos « archives zip » avec 7-Zip, retouchez vos photos avec Gimp, administrez votre site internet sous WordPress, ou que sais-je encore ? Ce sont encore des Logiciels Libres ! Enfin, si vous n’êtes pas dépaysé en utilisant un iPhone ou un smartphone tournant sous Androïd qu’utilisent 99,6% des gens de la planète ? Alors, ne cherchez plus, vous êtes totalement mûrs pour passer à Linux au quotidien sans aucune difficulté ! Une liste de logiciels libres se trouve sur Wikipedia.

Savez-vous aussi que votre télévision, votre réveil, ou même votre voiture fonctionnent aussi sous Linux ?

Le seul frein est donc soit la méconnaissance de ce qui se « cache » sous Linux, soit le fait que vous n’avez aucune envie de vous y coller pour essayer le changement ! En tout cas, il ne faut plus affirmer que, sans Windows, vous seriez perdu, ou, pire… (comme je l’entends souvent !) que seul Windows est compatible avec tout et que le logiciel libre n’est compatible avec rien. Erreur grave, c’est Windows qui n’est compatible qu’avec lui-même, les logiciels libres comptant au contraire sur l’interopérabilité !

Dans un précédent article je parlais du référentiel général d’interopérabilité qui vous apprendra que les « documents Word » (avec extension « .doc » ou « .docx ») doivent être bannis, faute de n’être compatibles qu’avec eux-mêmes. Il vous apprendra qu’en revanche, le format « Open Document » utilisé par la suite LibreOffice (.odt), est quant à lui chaudement recommandé. Le RPVA utilise d’ailleurs nativement le format « .odt » comme le format .pdf. Si le format Word a finalement été accepté, c’est au prix d’une modification qui convertir les documents .doc en .pdf : une ineptie.

LISILEX, de quoi s’agit-il ?

LISILEX est l’acronyme de LIbre, SImple, LEX. Il s’agit d’une solution logicielle adaptée à la gestion de cabinet d’avocats que j’ai commencé à assembler en 2009, et qui est prête depuis deux ans et que j’ai déjà pu faire installer chez quelques confrères dont les retours sont très satisfaisants.

Cette solution a pour immense avantage de ne pas réinventer la roue : il n’y a donc pas de création de logiciels qui existeraient déjà. La solution est basée sur des Logiciels Libres existants bien configurés et dont les fonctionnalités, bien utilisées, sont parfaitement adaptées à notre profession. J’ai pris les technologies existantes pour les faire coïncider entre elles, afin de donner le meilleur au quotidien. L’avantage est de disposer de logiciels puissants, connus depuis de longues années, bénéficiant de leurs propres mises-à-jour. En 10 ans d’utilisation intensive, je n’ai jamais été confronté à des problèmes liés à leur mise-à-jour.

Les prérequis d’une bonne solution pour avocats.

Avant d’assembler des logiciels, il fallait déterminer les axes de travail et donc les prérequis nécessaire à une utilisation performante au quotidien. Il fallait :

En interne, au cabinet :
Permettre un usage nomade sur tous les terminaux :
Une interaction sécurisée avec les clients, les confrères et les autres professionnels partenaires du cabinet :

La réponse des logiciels libres

Les logiciels libres et l’énorme panel de solutions qu’il offre, permet de répondre à la totalité des besoins ci-dessus, sans fioriture et en garantissant la pérennité des données dans le temps puisque sont privilégiés les standards ouverts et les formats interopérables. Les logiciels utilisés sont des logiciels standards, personnalisés pour la profession d’avocat.

Ainsi, le logiciel libre permet :

Des réponses techniques adaptées à la profession d’avocat (entre autres)

LISILEX permet notamment :

Exemple d’infrastructure informatique avec LISILEX

LISILEX en détails.

Un atout remarquable de LISILEX : l’ergonomie et le confort de travail.

L’image ci-dessous vous montre le confort avec lequel vous pourrez travailler en adoptant LISILEX. Dans cet exemple, vous avez deux écrans de 32 pouces chacun de résolution 2560 x 1440 (pivotables en mode portrait, au besoin) sur lesquels on affiche la totalité du bureau et donc en même temps dans l’exemple ci-dessous le logiciel de gestion des courriers électroniques à gauche et le gestionnaire de dossiers à droite. Vous n’avez pas besoin de changer de fenêtre pour visualiser toutes les informations car la souris passe d’un écran à l’autre donc avec une résolution globale de 5120 x 1440 pixels.

Mais bien entendu, vous pouvez y afficher ce que vous voulez, et c’est tout l’intérêt.

Pour les avocats, nous avons souvent besoin de gérer plusieurs documents en même temps, par exemple le jeu de conclusions que nous sommes en train de rédiger avec le bordereau de pièces sur l’écran de gauche partagé en deux, ainsi que les conclusions et pièces adverses sur l’écran de droite partagé en deux. Car vous pouvez aussi partager votre écran en deux ou quatre et certains logiciels comme Dolphin ou Konqueror sont eux-aussi partageables en différentes fenêtres.

Avec LISILEX, vous pouvez travailler sur tous ces documents en même temps ! Sur l’écran de gauche, qui peut se partager en deux (ou en quatre), vous affichez vos conclusions et vous pouvez établir votre bordereau de pièces en même temps, et sur l’écran de droite, vous consultez les conclusions et les pièces adverses pour pouvoir compléter vos écritures. Le tout piloté à la souris qui passe d’un écran à l’autre, sachant qu’on peut encore ajouter d’autres écrans (par exemple au mur, si vous souhaitez travailler en mode réunion).

La navigation se fait aussi par onglets, ce qui est très pratique.

Ci-dessous, en détail, le double affichage courriels (gauche) et gestion d’un dossier (droite) :

Ci-dessous également, le mode de partage de fenêtres de Konqueror, un autre logiciel de gestion de fichiers :

Cette solution de partage d’écrans et de fenêtres permet de travailler dans plusieurs dossiers en même temps, de récupérer des scans pour les mettre rapidement dans les dossiers, d’échanger facilement des pièces dans les dossiers connexes, etc.

Linux est de loin l’environnement le plus performant et le plus ergonomique que j’ai essayé. J’ai choisi l’environnement graphique KDE pour permettre une configuration fine de l’interface pour répondre aux besoins de notre métier. Cette interface graphique permet une configuration très fine des raccourcis utilisés au quotidien et vous pouvez changer la personnalisation à volonté.

Les fonctionnalités que je vais lister ici sont nécessairement limitées à l’essentiel, puisque ces logiciels sont dotés par nature de fonctionnalités très évoluées. Dans KDE, j’ai choisi d’utiliser la suite logicielle Kontact avec tous ses composants.

Le courrier électronique et le suivi du courrier

Dans LISILEX, la boite de réception n’est pas seulement un endroit pour voir les courriels de vos correspondants. Elle est est votre environnement de travail quotidien et devient une boite de travail.

La boîte de réception évolue donc en fonction de l’accomplissement de vos taches et de celles de vos collaborateurs : dès qu’ils postent une réponse au client, vous voyez directement apparaître cette réponse à la suite des autres sous forme de conversation, de sorte que vous ne perdez jamais le fil du travail effectué. Mais bien entendu, vous n’êtes pas obligé si vous ne voulez pas voir ce que fait votre associé !

Vous avez aussi des options de suivi du travail effectué : ainsi, lorsqu’un courriel a été traité et enregistré par votre assistant ou votre collaborateur, il tague le courriel comme « exécuté » ou « traité » et le texte du courriel bascule en vert (au lieu du noir). De cette façon, vous visualisez non seulement en direct la réponse qui a été donnée, mais vous pouvez aussi décider d’archiver ce message puisqu’il a été correctement « traité ». Il disparaît alors de votre boite de réception pour rejoindre un dossier spécial des courriels traités.

Le travail qui n’est pas encore fait se trouve encore dans la boite de réception (mais peut aussi être basculé ailleurs) avec un autre tag pour indiquer qu’il s’agit de travail urgent à faire par exemple.

De façon tout aussi simple, vous et/ou votre assistant(e) pouvez créer une tâche ou un événement directement depuis ce courrier électronique pour que le dossier soit rappelé à une date ultérieure (photo ci-contre, vue de la boite de dialogue accessible depuis le gestionnaire de courriels).

Le logiciel de courrier électronique vous permet notamment :

La liste complète des fonctionnalités est pratiquement interminable !

Les agendas et tâches

La gestion des agendas est tout aussi facile. Vous pouvez créer autant d’agendas que de situations différentes : par exemple, par associé/collaborateur ou par type de calendrier (mise en état, audiences, délais première instance, délais d’appel, etc.)

Dans la copie d’écran ci-dessous, j’ai choisi d’afficher les tâches (en haut) et les agendas (en bas) au sein de la même vue, afin de me permettre de voir en un coup d’œil ce qui va survenir dans la semaine et ce qui doit être fait et contrôlé. Tout est configurable : les couleurs, le nombre d’agendas (qui peuvent aussi être masqués), la vue (mois, semaine, personnalisée), les catégories d’événements qui peuvent avoir une autre couleur, etc.

Vue des tâches et des agendas

Vous pouvez aussi disposer d’une vue dédiée spécifiquement aux tâches, sans aperçu d’agenda.

Les agendas sont stockés sur votre serveur de cloud privé à partir duquel tous les ordinateurs du cabinet se synchronisent, y compris vos appareils mobiles. Vous pouvez donc gérer votre agenda depuis n’importe quel smartphone, en audience, par exemple pour vérifier si la date de renvoi que le juge vous donne va se télescoper ou non avec un autre événement d’agenda. Vous pouvez également gérer de cette manière les tâches.

Vous disposez de ces données sur tous vos terminaux en direct et inscrire un renvoi dans votre smartphone en audience l’affiche quelques minutes après auprès de votre secrétariat.

Vous pouvez créer autant d’agendas que vous voulez, par type (audiences, mise en état, injonctions, etc.) mais aussi par associé et même mixer les deux. Chacun affiche les agendas qu’il veut voir, ce qui facilite aussi la prise des rendez-vous.

Les contacts

À l’instar des agendas, les contacts sont stockés sur un cloud privé sécurisé qui vous appartient. Les données ne sont donc pas stockées chez un prestataire. Vos contacts sont donc accessibles depuis tous les postes du cabinet, mais ils se retrouvent également dans tous vos terminaux mobiles, de sorte que si votre assistant ajoute un contact dans la base du cabinet, vous l’aurez aussitôt sur votre smartphone par simple synchronisation périodique.

L’avantage du module de contact aussi est de disposer de champs de recherche poussés vous permettant de chercher un contact par simple mot clé, à partir du moment où vous l’avez renseigné : un début de numéro de téléphone, une profession, un numéro de dossier, une remarque… etc. ; tout ce que vous y mettez peut être retrouvé par un champ de tri.

La gestion des flux juridiques

Rien de mieux qu’un coup d’œil pour suivre l’actualité juridique sans avoir à se rendre sur des dizaines de sites différents. Le gestionnaire de flux de Kontact vous permet de charger tous les flux RSS que vous souhaitez suivre, pour peu que les sources soient disponibles en flux.

Le gestionnaire de fichiers pour gérer les dossiers

Le gestionnaire de fichiers de LISILEX (confié à Dolphin) permet une configuration fine des fonctionnalités et une visualisation complète du dossier. Vous pouvez personnaliser les couleurs de votre interface , la taille de vos icônes, les barres d’outils, etc.

Gestion d’un dossier avec LISILEX

Vous l’avez déjà vu dans la capture d’écran ci-dessus, Dolphin range les documents enregistrés lorsqu’ils respectent la nomenclature imposée (le format US), quelle que soit leur nature, par date. Se rangent donc naturellement les courriels, les documents texte, les sous-dossiers, les archives RPVA, etc. Il vous suffit de nommer ou de renommer le fichier correctement, au besoin en y ajoutant des commentaires sur le contenu du document, pour pouvoir le retrouver facilement (en outre, vous pouvez utiliser des clés de tri).

Toute information que vous allez rentrer dans le nom du dossier et/ou le nom du fichier, devient immédiatement accessible (juridiction, numéro de rôle, courriel d’instructions, etc.). Il vous suffit de renommer vos fichiers respecter une nomenclature (ou convention de nommage), afin de rendre le dossier lisible facilement, même sans ouvrir un document. Comme dans toute bonne convention de nommage, vous devez simplement éviter les caractères « interdits » (accents, caractères spéciaux, etc.) ; mais en respectant scrupuleusement cette convention, la consultation de votre dossier est particulièrement simple.

Les fonctionnalités essentielles sont :

Et la liste n’est pas exhaustive !

Partage de fenêtre du gestionnaire de fichiers Dolphin

Ci-dessus, la fonction partage de fenêtre. En scindant en deux votre gestionnaire de fichiers, vous pouvez gérer deux dossiers, deux destinations différentes. Ici, à gauche, la documentation générale et à droite un sous-dossier « procédure civile » de la documentation générale. Vous pouvez ainsi passer un fichier de la fenêtre de gauche à la fenêtre de droite, ce qui facilite le rangement des documents par simple cliquer-déplacer.

Le confort graphique

Mon souhait était de disposer d’une interface graphique ultra-confortable.

Les écrans que vous voyez dans les photos et les copies d’écran sont faites à partir de deux écrans 32 pouces QHD (2560 x 1440 pixels) mais vous pouvez prendre 3 ou 4 écrans 4K si vous le souhaitez ! sachez que plus les écrans sont grands, plus le confort est important et vous ne reviendrez plus jamais au papier ! Le multi-écran vous additionne l’affichage du bureau : fini d’utiliser la barre des taches pour afficher et masquer vos fenêtres.

3 écrans : 2 moniteurs de 2560 x 1440 pixels + 1 de 1920 x 1080.

Le tout est accessible en un seul regard et il suffit de bouger la souris pour aller là où on veut.

Liste des autres fonctionnalités.

La liste n’est pas exhaustive. Pêle-mêle, vous pourrez :

Un peu de technique.

La solution consiste à acheter un espace de stockage en ligne (cloud) sur lequel on vous installe votre propre serveur Linux Debian. L’achat  d’espace dépend de la place dont vous avez besoin, mais entre 50 et 100 € par mois, vous disposez d’un stockage de l’ordre de 3To, donc vous aurez du temps avant de saturer ! La bande passante est de qualité professionnelle ; par conséquent, si vous avez la fibre chez vous, vous n’aurez aucune lenteur (je suis en VDSL faute de mieux).

La solution est basée sur la suite collaborative NextCloud, très connue, renommée et d’une fiabilité remarquable que nous installons sur votre serveur (avec votre propre nom de domaine et un certificat SSL). Ensuite, nous synchronisons tous les postes clients en local avec le serveur. NextCloud dispose de sa propre interface autonome que vous pouvez joindre en ligne à tout moment pour chacun des utilisateurs. Si vous n’avez pas de réseau, pas de panique. Dès que vous en retrouvez, vos documents se synchronisent.

Nous vous proposons du matériel qui pourra être dépanné à distance, avec des sauvegardes intégrées à distance dont vous n’aurez pas à vous préoccuper. Vous pouvez comme moi décider d’ajouter un serveur de sauvegarde dans votre cabinet et prévoir un petit NAS supplémentaire si vous avez vraiment peur de perdre des données. Le serveur de sauvegarde interne permet de stocker une image ancienne de vos documents pour pouvoir les récupérer si vous les avez effacés par erreur de votre cloud (dans un cloud, quand vous effacez en local, vous effacez aussi instantanément dans le cloud, d’où la nécessité de disposer d’un serveur contenant une image sur les 6 à 8 dernières semaines).

Les serveur de courriel est installé aussi sur le serveur et les postes clients se synchronisent avec le serveur. Vous disposez d’un courrielleur de qualité appelé Kmail qui est parfaitement interfacé avec l’environnement graphique et permet le cliquer déplacer des courriels dans vos disques durs ( mais vous pouvez aussi en utiliser un autre si vous préférez, qui sera forcément moins bien intégré. Néanmoins, j’utilise Thunderbird aussi pour « l’archivage » des courriels car ils dispose de fonctionnalités de recherche plus développées que Kmail).

La suite collaborative s’appelle KONTACT et s’avère très performante pour notre profession.

Pour les postes clients, nous préférons la distribution OpenSuse dans sa dernière version Leap 15.1 avec un environnement KDE. Néanmoins, Kubuntu est une bonne solution aussi.

La technique et le support technique est assuré par la société hupstream et j’assure la formation. Après avoir installé cette solution avec succès, je suis en train d’écrire la documentation qui vous permettra de tout connaître sur les fonctionnalités attendues. D’autre articles suivront.